Automatisierungen

In den Automatisierungen haben Sie die Möglichkeit, Bedingungen und Prüfkriterien für die Verarbeitung Ihrer eingehenden Belege sowie ausgehenden Bestellvorgänge zu verwalten.

Wählen Sie im ersten Schritt in der oberen Menüleiste, in welchem Bereich Sie eine Automatisierung einrichten möchten.

Dokumenten-Pipeline

Die Dokumenten-Pipeline verarbeitet zentral alle eingehenden Belege.
Eingehende Dokumente können abseits des manuellen Hochladens durch eine E-Mail Weiterleitung der Dokumente erfolgen. 

Um Dokumente via E-Mail in der Dokumenten-Pipeline verarbeiten zu lassen, leiten Sie die Belege aus Ihrem Postfach an die angegebene Mailadresse weiter.

Bestellungen

Bestellfreigaben beziehen sich auf die interne Freigabe von Bestellungen an den jeweiligen Lieferanten. Sie haben die Möglichkeit, automatische Freigaben zu erteilen. Dabei können Sie diese nur für bestimmte, alle und/oder ab einem bestimmten Netto-Wert erteilen.

Sollten Obergrenzen für den Warenwert der Bestellung von Lieferanten variieren, können Sie die Regeln jeweils pro Lieferant einzeln anlegen.

Alle Workflows, die Sie einstellen, werden gleichzeitig berücksichtigt. 

AB-Prüfung 1: Abgleich mit Bestellanfrage

"AB-Prüfung 1" bezeichnet den Abgleich Ihrer Bestellanfrage aus CATHAGO mit der zurückgesendeten Auftragsbestätigung des Lieferanten. 

In diesem Bereich können Sie Prüfkriterien definieren. Ähnlich wie bei den "Bestellanfragen" können Sie diese nur für bestimmte oder alle Lieferanten erteilen.

Zusätzlich können Sie hier die eingehende AB mit Ihren Artikelpositionen, Ihrem Wunschliefertermin und dem Bestellwert aus Ihrer Bestellung abgleichen. 

Außerdem können Sie Service & Lieferpositionen mitberücksichtigen oder nicht. 

Der Status Ihrer Prüfung wird in Ihren Bestellungen in der Spalte"Automatisierungen" angezeigt. 

Bestellungsüberprüfung Katalogabgleich

Diese Prüfung vergleicht die Daten der erfassten Positionen einer Bestellung, mit den hinterlegten Konditionen aus Ihren Katalogen. Sie erfolgt nach der Prüfung Ihrer Bestellanfrage, wenn diese aktiviert ist.

Rechnungen

Auftragsbestätigung Übereinstimmungen

In diesem Bereich kann ein automatischer Vergleich der Rechnung und der Auftragsbestätigung angelegt werden. 
Wählen Sie dafür aus, für welche Lieferanten diese Prüfung automatisch erfolgen soll und welche positionsbezogenen Daten miteinander verglichen werden sollen. 

Das Ergebnis der einzelnen Prüfschritte sehen Sie in der Spalte "Prüfschritte Status der Automatisierung"im Bereich "Rechnungen". 

Lieferschein Übereinstimmung

Im Rahmen dieses Prüfschritts werden die in den Rechnungen aufgeführten Mengen mit den Mengen aus den erfassten Lieferscheinen und dokumentierten Wareneingängen abgeglichen. Wie in den anderen Bereichen kann die Prüfung gezielt für ausgewählte Lieferanten aktiviert werden. Optional ist es möglich, bestimmte Service-Positionen wie Maut- und Frachtkosten von der Prüfung auszuschließen, da diese häufig nicht als Position auf dem Lieferschein ausgewiesen werden.

Katalogübereinstimmung

Diese Prüfung vergleicht die Daten der erfassten Positionen einer Rechnung, mit den hinterlegten Konditionen aus Ihren Katalogen. Sie erfolgt nach der Prüfung der AB und der Mengen aus den Lieferscheinen. 

In der Spalte "Prüfschritte Status der Automatisierung" im Bereich "Rechnungen", wird sie als 3. Prüfschritt angezeigt.

Benachrichtigungen

Im Bereich Benachrichtigungen können Sie präzise festlegen, zu welchen Prüfschritten Sie automatisierte Mitteilungen erhalten möchten. Die Konfigurationsstruktur ist für Bestellungen, Lieferungen und Rechnungen einheitlich gestaltet.

Sie haben die Möglichkeit, Benachrichtigungen entweder für alle Lieferanten oder gezielt für ausgewählte Empfänger zu aktivieren. Darüber hinaus können Sie Benachrichtigungen spezifisch einzelnen Projekten oder bestimmten Lieferanten innerhalb einzelner Projekte zuweisen.

Sämtliche hinterlegten Einstellungen werden parallel berücksichtigt.

Benachrichtigung zu Bestellungen

Benachrichtigungen zu Lieferungen

Benachrichtigungen zu Rechnungen