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Im Bereich „Rechnungen“ erhalten Sie eine vollständige Übersicht aller in Ihr CATHAGO-Konto importierten Rechnungen.
Mit den verfügbaren Filteroptionen können Sie Rechnungen gezielt nach Projekt, Lieferant, Bestellstatus oder Upload-Datum selektieren. Alternativ steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung, um gezielt nach Rechnungen eines bestimmten Lieferanten zu suchen.
In der linken Spalte wird der aktuelle Status der Rechnung angezeigt: Offen, Freigegeben oder Abgelehnt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Status, um detaillierte Informationen zur Bedeutung der Statusanzeige zu erhalten.
In der Spalte "Prüfschritte" wird Ihnen der Fortschritt der jeweiligen Prüfschritte sowie der aktuelle Automatisierungsstatus angezeigt. Erscheint der Status in Grün mit der Kennzeichnung „Geprüft“, wurden alle drei Prüfschritte erfolgreich durchgeführt und die Rechnung kann zur Zahlung freigegeben werden.
Übersicht Rechnung
Um eine Rechnung im Detail anzusehen, klicken Sie auf eine, um sie zu öffnen.
In der rechten Bildschirmhälfte stehen Ihnen drei Ansichtsoptionen zur Verfügung: „Dateien“, „Zeitleiste“ und „Verbindungen“. Das hellgrün markierte Feld zeigt an, dass Sie sich aktuell in der Dateien-Ansicht befinden und die jeweilige Rechnung einsehen können. Im Menüpunkt „Zeitleiste“ erhalten Sie einen chronologischen Überblick über sämtliche Bearbeitungsschritte der Rechnung.
Verbindungen hinzufügen
Unter „Verbindungen“ können Sie bestehende Verbindungen einsehen oder neue hinzufügen. Klicken Sie dazu auf „Neue Verbindungen hinzufügen”.
Es wird Ihnen eine Liste relevanter Belege angezeigt, die mit der geöffneten Rechnung verknüpft werden können. Ein integrierter Filter sorgt dafür, dass nur Belege des betreffenden Lieferanten dargestellt werden. Wählen Sie die gewünschten Belege per Checkbox aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl unten rechts, um die Verbindung herzustellen.
Prüfungen durchführen
Nachdem die Verbindung zwischen der Rechnung und den zugehörigen Belegen – wie Auftragsbestätigung und Lieferschein – hergestellt wurde, können Sie die einzelnen Artikelpositionen detailliert einsehen. Klicken Sie hierzu auf „Artikelpositionen“, um die Detailansicht zu öffnen.
In der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, jede Artikelposition einzeln darauf zu prüfen, ob die in der Rechnung aufgeführten Preise mit den Angaben der Auftragsbestätigung sowie die bestellte bzw. berechnete Menge mit der tatsächlich gelieferten Menge übereinstimmen.
Während sich diese Überprüfung bei wenigen Positionen manuell durchführen lässt, empfiehlt sich bei einer größeren Anzahl die Nutzung der integrierten automatischen Prüfmechanismen. Nach dem Hochladen der relevanten Dokumente können die entsprechenden Prüfungen automatisiert über den Bereich „Automatisierungen“ gestartet werden. Sollten Sie die Prozesse noch nicht voreingestellt haben, klicken Sie dazu auf „Prüfung erneut ausführen“.
Alternativ können Sie die Prüfungen auch individuell ausführen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite des Buttons „Prüfung erneut ausführen”.
Von dort haben Sie die Möglichkeit, eine der drei Prüfungen durchzuführen.
- Auftragsabgleich wiederholen
- Überprüfung, ob die Preise auf AB und Rechnung übereinstimmen
- Wiederholung des Lieferscheinabgleichs
- Überprüfung, ob bestellte Menge mit der gelieferten Menge übereinstimmt
- Wiederholung des Katalogabgleichs
- Überprüfung, ob die Preise der AB mit denen des Rahmenvertrages übereinstimmen (dazu muss ein Katalog mit den Preisen hochgeladen sein)
Nach erfolgreicher Prüfung, könnte der Status der Automatisierung folgend aussehen:
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das jeweilige Symbol gehen, wird Ihnen angezeigt, welche Prüfung erfolgreich war und welche nicht. In diesem Fall war der Abgleich der Bestellung und der Lieferabgleich erfolgreich. Der Katalogabgleich war jedoch nicht erfolgreich, da einer oder mehrere Artikel im hochgeladenen Katalog einen anderen Preis haben als derjenige auf der Auftragsbestätigung.
