Öffnen Sie den Bereich Rechnungen.
In der linken Spalte wird der aktuelle Status der Rechnung angezeigt: Offen, Freigegeben oder Abgelehnt. Fahren Sie mit dem Mauszeiger über den jeweiligen Status, um detaillierte Informationen zur Bedeutung der Statusanzeige zu erhalten.
In der Spalte "Prüfschritte" wird Ihnen der Fortschritt der jeweiligen Prüfschritte sowie der aktuelle Automatisierungsstatus angezeigt. Erscheint der Status in Grün mit der Kennzeichnung „Geprüft“, wurden alle drei Prüfschritte erfolgreich durchgeführt und die Rechnung kann zur Zahlung freigegeben werden.
Automation/Prüfschritte einstellen
Um automatisierte Prüfschritte für Ihre Rechnungen einzustellen, öffnen Sie den Bereich "Automatisierungen"
Auftragsbestätigung Übereinstimmungen
In diesem Bereich kann ein automatischer Vergleich der Rechnung und der Auftragsbestätigung angelegt werden.
Wählen Sie dafür aus, für welche Lieferanten diese Prüfung automatisch erfolgen soll und welche positionsbezogenen Daten miteinander verglichen werden sollen.
Das Ergebnis der einzelnen Prüfschritte sehen Sie in der Spalte "Prüfschritte Status der Automatisierung"im Bereich "Rechnungen".
Lieferschein Übereinstimmung
Im Rahmen dieses Prüfschritts werden die in den Rechnungen aufgeführten Mengen mit den Mengen aus den erfassten Lieferscheinen und dokumentierten Wareneingängen abgeglichen. Wie in den anderen Bereichen kann die Prüfung gezielt für ausgewählte Lieferanten aktiviert werden. Optional ist es möglich, bestimmte Service-Positionen wie Maut- und Frachtkosten von der Prüfung auszuschließen, da diese häufig nicht als Position auf dem Lieferschein ausgewiesen werden.
Katalogübereinstimmung
Diese Prüfung vergleicht die Daten der erfassten Positionen einer Rechnung, mit den hinterlegten Konditionen aus Ihren Katalogen. Sie erfolgt nach der Prüfung der AB und der Mengen aus den Lieferscheinen.
In der Spalte "Prüfschritte Status der Automatisierung" im Bereich "Rechnungen", wird sie als 3. Prüfschritt angezeigt.
Ihre Rechnungsansicht kann je nachdem welche Prüfschritte Sie aktiviert haben wie folgt aussehen:
Detailansicht prüfen
In der Detailansicht haben Sie die Möglichkeit, jede Artikelposition einzeln darauf zu prüfen, ob die in der Rechnung aufgeführten Preise mit den Angaben der Auftragsbestätigung sowie die bestellte bzw. berechnete Menge mit der tatsächlich gelieferten Menge übereinstimmen.
Während sich diese Überprüfung bei wenigen Positionen manuell durchführen lässt, empfiehlt sich bei einer größeren Anzahl die Nutzung der integrierten automatischen Prüfmechanismen. Nach dem Hochladen der relevanten Dokumente können die entsprechenden Prüfungen automatisiert über den Bereich „Automatisierungen“ gestartet werden. Sollten Sie die Prozesse noch nicht voreingestellt haben, klicken Sie dazu auf „Prüfung erneut ausführen“.
Alternativ können Sie die Prüfungen auch individuell ausführen. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite des Buttons „Prüfung erneut ausführen”.
Von dort haben Sie die Möglichkeit, eine der drei Prüfungen durchzuführen.
Nach erfolgreicher Prüfung könnte der Status der Automatisierung folgend aussehen:
Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das jeweilige Symbol gehen, wird Ihnen angezeigt, welche Prüfung erfolgreich war und welche nicht. In diesem Fall war der Abgleich der Bestellung und der Lieferabgleich erfolgreich. Der Katalogabgleich war jedoch nicht erfolgreich, da einer oder mehrere Artikel im hochgeladenen Katalog einen anderen Preis haben als derjenige auf der Auftragsbestätigung.
Sobald Ihre Prüfung abgeschlossen ist, wählen Sie den Status "Freigegeben", um die Zahlungsfreigabe der Rechnung zu markieren.