Dokumenten-Pipeline 

Die Dokumenten-Pipeline ist der zentrale Eingangsbereich für alle digital eingehenden Belege wie Auftragsbestätigungen (ABs), Lieferscheine und Rechnungen. Hier werden diese Dokumente automatisch per OCR ausgelesen und zur weiteren Bearbeitung aufgelistet.

Dokumente hochladen

• per Drag & Drop hinzugefügt oder
• über die Dateiauswahl aus Ordnern ausgewählt werden.

 Filter- und Suchfunktion

• Belegtyp (AB, Lieferschein, Rechnung)
• Lieferant
• Status (z. B. verarbeitet, fehlerhaft)

• Die Suchleiste erlaubt eine Volltextsuche u. a. nach Dateinamen, Projektbezeichnung oder interner sowie externer ID.

Spaltenübersicht

• Empfangszeitpunkt: Datum und Uhrzeit, wann das Dokument eingegangen ist
  
  
• Externe ID / Quelle: Referenznummer des Dokuments + Importkanal (z. B. „In App“, „Web-Anwendung“)
  
  
• Dateiname: Originalname der hochgeladenen Datei
  
  
• Dokumentenart: Automatisch erkannter Dokumenttyp (z. B. Rechnung, Lieferschein, AB)
  
  
• Kostenstelle / Projekt: Zuordnung zum jeweiligen Bauvorhaben oder Projekt
  
  
• Lieferant: Name des erkannten Lieferanten
  
  
• Aktionen: Möglichkeiten zur weiteren Bearbeitung (z. B. Öffnen, Zuweisen, Bearbeiten)

Dokument in der Pipeline bearbeiten

Wenn Sie ein Dokument in der Pipeline öffnen, ist die Ansicht in drei Abschnitte unterteilt:

1. Originaldokument (rechts)

• Hier sehen Sie das hochgeladene PDF im Originalformat.
• Fehler / Warnungen

In diesem Bereich werden Ihnen Fehler angezeigt, die beim automatischen Auslesen durch die KI auftreten können. Das System unterscheidet dabei zwischen Warnungen und Fehlern:

• Warnungen weisen auf fehlende Informationen hin, die zwar relevant sein könnten, aber die weitere Verarbeitung des Dokuments nicht verhindern.
  
  
• Fehler hingegen betreffen fehlende notwendige Informationen, die für die korrekte Weiterverarbeitung des Dokuments zwingend erforderlich sind.
  
  

In diesem Bereich werden Ihnen Fehler angezeigt, die beim automatischen Auslesen durch die KI auftreten können. Das System unterscheidet dabei zwischen Warnungen und Fehlern:

• Warnungen weisen auf fehlende Informationen hin, die zwar relevant sein könnten, aber die weitere Verarbeitung des Dokuments nicht verhindern.
  
  
• Fehler hingegen betreffen fehlende notwendige Informationen, die für die korrekte Weiterverarbeitung des Dokuments zwingend erforderlich sind.

2. Dokumentinformationen (links)

In diesem Bereich finden Sie alle automatisch erkannten oder manuell editierbaren Angaben, in mehrere Sektionen unterteilt. Ausgelesene Informationen können durch Anklicken bearbeitet werden

Allgemein

• Quelle (woher kommt der Beleg)
• Dokumenten-Typ (AB, Lieferschein, Rechnung etc.)
• Externe Dokumenten-Nummer 
• Hochgeladen am

Referenzen

• Referenzen wie Bestellnummern, Lieferschein oder Rechnungsnummern werden hier angegeben 
• klicken Sie auf „+ hinzufügen“, um unerkannte Referenzen anzugeben

• Wählen Sie im Dropdown aus, um welche Referenz es sich handelt und geben Sie die Nummer ein. 
• Klicken Sie auf „+ hinzufügen“, um Ihre Aktion zu speichern.

Projekt/Kostenstelle

• Kostenstelle
• Projektname
• Adresse
• Sofern das Projekt noch nicht in CATHAGO angelegt wurde, können Sie dies anhand der ausgelesenen Informationen tun. 
• Klicken Sie hierfür auf „bearbeiten“

• Die Informationen können durch Anklicken bearbeitet werden 
• Wählen Sie im Dropdown ein vorhandenes Projekt aus, um den Beleg zuzuordnen oder klicken Sie auf „Neu erstellen“, um ein neues Projekt anzulegen

Besteller

Lieferant

• Name
• Adresse
• E-Mail des Ansprechpartners 
• USt-IdNr.
• IBAN
• BIC
• Website
• Sollte der Lieferant noch nicht in Ihrem System hinterlegt sein, können Sie die ausgelesenen Informationen nutzen, um dies zu tun
• Klicken Sie dafür auf „bearbeiten“

• Bearbeiten Sie, wenn nötig, die ausgelesenen Informationen und klicken Sie auf „Neu erstellen“, um den Lieferanten anzulegen

• Wählen Sie im Dropdown einen existierenden Lieferanten aus, wenn vorhanden

Lieferung

• Adresse
• Art der Lieferung
• Datum 
• Gewicht
• Gewicht Einheit

Zahlung

• Datum der Zahlung
• Skontofrist
• Skonto
• Währung
• Steuersatz
• Steuertarif
• Netto-Wert
• Gesamt-Wert

Zusätzlich

• Cathago Bestell-ID
• Ausgeführt durch 
• Kunde Firmen-ID
• Steuer-ID des Kunden

3. Positionsliste (unterer Bereich)

• Hier werden alle ausgelesenen Einzelpositionen zeilenweise dargestellt.
• Sie können jede Position individuell anpassen

• Über „+ Hinzufügen“ können Sie manuell weitere Positionen ergänzen, falls eine nicht automatisch erkannt wurde.

👉 Tipp: Sie können Angaben direkt aus dem Originaldokument kopieren und in die entsprechenden Felder einfügen – das spart Zeit und reduziert Fehler.

Klicken Sie auf „Speichern“, um Ihre Anpassungen zu speichern.